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日々のアウトプット記録

JBUG (東京#6) プロジェクトマネジメントを "習慣化" しよう！ に参加してきました

参加報告

昨日の夜は「JBUG (東京#6) プロジェクトマネジメントを "習慣化" しよう！」という勉強会に参加してきました。

jbug.connpass.com

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会場は株式会社ABEJAさんのイベントスペース。スッキリとしていてきれいな会場でした。

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JBUGとは

JBUG(Japan Backlog User Group)というのは ヌーラボさんの提供しているプロジェクト管理ツール、Backlogのユーザーコミュニティです。 イベントページから引用すると

プロジェクト管理は、全ての業種/職種において必須のスキルである一方、そのノウハウが学べる場はあまり多くありません。
Backlogは国内最大級のプロジェクト管理ツールであり、すでに100万人を超えるユーザーがいることから、「プロジェクト管理」「仕事のうまい進め方」に関する知識やテクニック、ノウハウを学び合うことをねらいとして、JBUGが発足されました。

実体験から学んだ知見やノウハウのシェアを通し、より「働くを楽しくする」を実現したいと思っています。

という、使う側にとっては結構ありがたい場を提供してくれるコミュニティということですね。

ちなみに、僕はBacklogは以前仕事で使ったことがありますが、ユーザーかと言われると微妙な気がしたので無料版のアカウントを作りました。 (プロジェクト管理ツールで一番使った期間が長いのはRedmineです)

なぜ参加したか

今回の内容が「プロジェクトマネジメントを "習慣化" 」ということで、興味を持ったのがきっかけです。 今回のイベントの概要から引用すると

「習慣化」を大きなテーマに、他社の方とのコラボレーションにBacklogを利用する場合に、どうやったら使ってもらえるか？Backlogビギナーのメンバーに日常的にBacklogを利用してもらうには…？などをセッション形式でお話しいただきます。

プロジェクト管理ツールは、導入しても定着するまでに結構手間と時間がかかるのでそのあたりの知見が得られるといいな、と。

スケジュール

Time Who(敬称略) What
19:15 開場
19:30 西馬一郎 乾杯&オープニング
19:40 名村晋治 セッション1.
チケットシステムを知らない企業でもBacklogを使ってもらえる為の設定への工夫
20:05 永淵 恭子 セッション2.
職種も社内外も関係なく巻き込みたいんだけどまじ卍
20:30 阿部みなみ セッション3.
SmartHRとユーザーを繋げるBacklogの使い方レシピ(仮)
20:55 Angela LT1.
検証 Angela的働き方改革
21:00 西馬一郎 LT2.
システム障害の報告をBacklogにしたらずいぶん負担が減った話
21:05 吉澤毅 LT3.
Backlogにおすすめするチャットツールのご紹介
21:10 全員 グループフォト撮影

参加してみて

JBUGさんの勉強会も、乾杯で始まり美味しいお料理とお酒をいただきながら進んでいくスタイル。

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かんぱーい！

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クックパッドさんの時のようにメモを取り忘れないように注意しつつ（笑）、楽しみながらお話を聞かせていただきました。 今日も書きますけど「サイコーかよ！」

セッション1. チケットシステムを知らない企業でもBacklogを使ってもらえる為の設定への工夫

株式会社サービシンク 代表取締役 の 名村晋治(@yakumo) さんから「チケットシステムを知らない企業でもBacklogを使ってもらえる為の設定への工夫」というタイトルでのセッション。

資料 [公開され次第追記します]

発表概要：Web制作に関わる方にとってBacklogのUIやユーザ体験は極めて使いやすいものに洗練されてきています。それでも一般企業のWeb担当者の方にとっては「こういう使ったことないもの」という抵抗感からつかっていただけなかったのですが、「種別「カテゴリー」を工夫して導入に至った使い方をご紹介させていただきます。

以下は自分のメモ

Backlogを使ってもらうための工夫

  • 大前提：正論は正解ではない
  • ゴールはクライアントとの無理無駄を省く
  • 導入には一定の時間は必要

クライアント

  • メールしか使っていない場合 メール以外のツールを使う理由はない

なぜ

  • 不便に慣れている
  • 「便利かもしれない」を学ぶためのハードル
  • 「自部署だけで使う」のハードル

利と理が必要

  • 「時間」か「お金」
  • 感情で売った言えるのはいいけど最終的にはそれは通らない

導入のための理由

  • 定例のための資料作成コスト削減
  • メールの返信に別テータ導入不可の徹底
  • 情報の共有コスト削減

「種別」に手を入れた

  • 進捗で可変させる
  • ワークフローを表現している

状態をわかりやすくする

  • 誰が玉を持っているかをはっきりさせる

言うだけで終わり、ではない

  • 自分のタスクがある
  • いつそれが来るのか？

チケットの完了

  • 実施はクライアント
  • クライアントのプロジェクト感

２大問題

  • メールで連絡が来る
  • Backlogを見ていない

資料の軸にしてしまう

  • Backlogを見ていない人を切る
  • 見ていないと置いていかれる感
  • 意地でもBacklogを見せる

地味に最有効

  • 紙資料のBacklog化
    • これは確かに効果的かも

地道なBacklogへの誘導

  • 全部Backlogへ乗せる

とっちらからない工夫

  • 定義の共有
    • プロジェクト憲章
    • 使い方の定義

プロジェクトの件名

  • 体言止めは禁止
  • 件名は一覧表示で分かりやすいように

servithink.co.jp

クライアントからレスがない場合

  • とにかくレスが貰えるまで手を尽くす

社内のチケット管理システム

  • BacklogにはURLを手書き
  • RedmineにはBacklogの「チケット番号の入力欄を作る

導入してもらうために

  • 作業負荷は「時間とお金」に転化して説明
  • プロジェクトのあらゆる情報が集約されるメリット
  • クライアントも巻き込んでなんぼ
  • チケット管理システムとしての正解では無いかもしれない

セッション2. 職種も社内外も関係なく巻き込みたいんだけどまじ卍

ABEJA, Inc. の 永淵 恭子(@Nagafuchik) さんから「職種も社内外も関係なく巻き込みたいんだけどまじ卍」というタイトルでのセション。

資料 [公開され次第追記します]

発表概要：職種、社内外問わず巻き込んで習慣化してプロジェクト管理って気持ちがいいって思ってもらいたいもののハードルを感じているからだれか助けてほしいという気持ちで話します。

ここで飲み物2本めに突入（笑）

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以下は自分のメモ

Backlogを採用した理由

  • イベント管理
  • Backlogは安い
    • acklog のスタンダードプラン以上であれば、ユーザー課金でなく、ユーザー数無制限
  • プロジェクト管理に馴染みのないメンバーでも使える
  • 他のプロジェクトでも使える

導入して最初にやったこと

  • 関係する人を役員を含めて参加させて説明
  • アイコンを設定させる
  • コミュニケーションルール
    • ファイルの置き場、階層構造、Wiki利用方法
  • 簡単に使い方の説明
  • Slackに自動通知

ポイント

  • カテゴリを事前に設定
  • ファイルの置き場はGDriveを利用

問題発生

  • 僕のアイコンがないんだ
  • Backlogの担当者を変えない
  • 同じ目標を持っているのに使ってくれない
  • Slackでコミュニケーションをする
  • なんでBacklog使わないといけないのか
  • 理由もなく完了にされる

使う人使わない人

  • 社内の場合：きっぱり分かれる
  • 社外の場合：どんどん使う

Backlogなだけで解決

  • 突然の完了
    • 誰がいつ完了にしたかわかるので聞きに行ける

Backlogなだけでは解決できないので、やってみたこと

  • タスクの粒度を１週間で終わる粒度に
  • 起票はなるべく自分手動で1個目を作る
  • BacklogのURLを付けてSlackでリマインド
  • Slackで書かれたタスクをBacklogにすかさず起票
    • Slack連携でチケットを自動起票するプラグインとかあるといいですね。Redmineにはあった気がします。

SIX 2019 t.co

セッション3. SmartHRとユーザーを繋げるBacklogの使い方レシピ

株式会社SmartHR の 阿部みなみ さんから「SmartHRとユーザーを繋げるBacklogの使い方レシピ」というタイトルでのセション。

資料 [公開され次第追記します]

発表概要：チャーン（解約）の9割はオンボーディングにある。を合言葉に、SmartHRはオンボーディングに力を入れています。そこで、無くてはならないBacklogの活用レシピをお話しします。

最初にSmartHRさんの会社紹介でこのCM2回流れたんですが、何度みても「オリーブオイル、いりません」はずるいｗｗｗ

youtu.be

以下は自分のメモ

カスタマーサクセスの業務

  • サービス導入の早期立ち上げ
  • 運用サポートや活用提案
  • アップセル

solution.virtualex.co.jp

Backlog導入の経緯

  • 顧客が増えて、規模も大きくなっていくに従って問題が
    • コミュニケーション
    • 情報量

ハイタッチ、ロータッチ、テックタッチ

課題

  • イレギュラーな導入フロー
  • 並行するスケジュールやタスク管理
  • 優先度の認識

Backlog を導入して良かった点

  • ガントチャートの自動生成
  • Backlogからのエクセル出力。そして、メールで送信。

利用するアカウントユーザー

  • プロジェクト単位での詳細な権限設定
  • ハイタッチの顧客ごとにプロジェクトを立てる。月間数十件。

導入ユーザー単位でプロジェクト化

  • カスタマーサクセス＋オンボーディング専任担当
  • 営業
  • ユーザー
    • 担当者
    • 作業担当者
    • キーマン

アカウントユーザーにキーマンを含めることで継続的にチェックしてもらえる。
→ アップセルの確度を高める (知らないうちに、他ベンダーにリプレイスされるリスクを小さくする)

SmartHRさんがもっとやっていきたいこと。

  • 再オンボーディング
  • 季節イベントのプロジェクト管理
  • 親子管理によるホールディングス運用

LT

紹介しきれないので、公開された資料と自分のつぶやきを貼っておきます。

LT1. 検証 Angela的働き方改革

ヌーラボの Angela(@posi0202)さんから「検証 Angera的働き方改革」というタイトルでのLT。

資料 [公開され次第追記します]

LT2. システム障害の報告をBacklogにしたらずいぶん負担が減った話

日経新聞の西馬さん(@beppu01) から「システム障害の報告をBacklogにしたらずいぶん負担が減った話」というタイトルでのLT

資料 speakerdeck.com

LT3. Backlogにおすすめするチャットツールのご紹介

ヌーラボの 吉澤(@tsuyoshizawa)さんから「Backlogにおすすめするチャットツールのご紹介」というタイトルでのLT

資料 [公開され次第追記します]

自分のつぶやき

集合写真

参加人数が40人以上と、とても盛況な勉強会でした。集合写真もみんな楽しそう！

まとめ

自分のこのツイートが言いたかったことをまとめている気がするので引用します。

参加できて良かったです。とても参考になりました。講演者、スタッフ、参加者の皆様、ありがとうこいました！